为什么精英都是清单控

  • 2017年03月23日
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精英都是清单控

伯凡老师在他的日知录里曾经提及了这本《为什么精英都是清单控》,这本书也收藏在我kindle里有一大段时间了。在各种主题阅读书中不同程度都提及了清单,自己也在这个方面有一定的认识,所以提前把这本书给阅读完。书中有一些实用的内容,也有一些值得分享的趣事,下面简要介绍。

核心内容

自己梳理了一下,书中最重要的内容,大概也就5个部分。分别是清单的作用、如何列“待办事项”清单、列好清单的办法、列工作表流程及清单弹性作法。自己觉得当中,重要的莫过于清单的作用、列清单的办法、还有哪些需要注意的地方

为什么精英都是清单控

列清单有什么作用

吃药能治百病,列清单也就有着各种好处。虽然书中并没有说到列清单也能治百病,但是却能让你跟以前的自己相比焕然一新。

1.列清单有助于减轻焦虑。你把事情写下了,就不需要整天在脑子里徘徊,放空了大脑也就减轻压力,减少因不断积累要准备更多工作的压迫感。说到底就是那句话,把你要办的事情都写下来,以免到时忘记了。

2.列清单有助于提升脑力。列清单需要一个过程,需要思考到各个方面,所以在一定程度上的确是锻炼了大脑。

3.列清单有助于变专心。有了自己的清单,你就不需要像盲头苍蝇一样,到底找需要进行下一步的计划。按照清单计划执行就省心很多,毕竟有个参照物。

4.列清单有助于强化自尊心。没清单的日子,感觉虚无缥缈,整天没有固定的目标,做一项工作是一项。现在有清单的日子,对生活有了把控,清晰知道自己要做什么,能有效地提升自己对生活的积极性。

5.列清单有助于厘清思绪。清单不仅仅是列的过程,还需要有一个再整理的过程,有着这样的过程能让你更能理清你的工作先后秩序,可能还能激发补充完你之前遗忘的环节。

6.列清单有助于预则立。俗话说,凡事预则立,不预则废。解释来说就是,不论做什么事,事先都应有准备,这样才能得到成功,否则的话就很容易失败。列清单就是让你有大局观,前瞻性,能做到事前准备充足,为开始工作之基础。

以上六点基本就说明了列清单的重要性,列清单有着各种各样的好处,所以尝试开始列清单很重要。把要做的工作进行记录是一种清单,把这些任务再进行细分到每天也是一种清单,清单存在于我们生活的方方面面,就看你如何分别分类。

如何列“待办事项”清单

算来算去,需要列待办事项的也就3类,生活、工作、学习。所以你可以尝试建立3个清单,关注每天需要处理的各项事情,并关注优先等级。

以工作为例,工作就分为之前积累的、后来新增的,也分为现在已经想好,突然某时候想起的。

我们需要做的第一步是,把想到的内容都列下来。不要去纠结样式,只要一想到就先写下来,其他等以后再说。想到的内容不管大小,只要想到就写下来。即使你每天都在做的事情,都可以重复记录。能提醒你去做这个事,而且你又需要做这个事的,都可以列入清单内容。这一步很关键,很多时候我们就在关注外表、关注工具,往往会纠结了一轮后还没开始记录,这跟我们的初衷其实是违背的,我们为了更高效工作,却浪费了更多时间在“器”上。所以待办清单第一时间要记录的东西,写在一本本子上或者一张纸上就可以了。

第二步,把清单组织好。所有的内容都写在了一起,那么就需要进行分门别类了,例如这些是属于某某工程项目的,某某是属于人力资源管理的。把清单的内容根据实际情况进行划分,如果用一张纸记录的话,可以在旁边划三角形、圆形、星号等进行标注。

第三步,给分类好的清单排优先等级。对每一类清单内容都按照紧急程度或重要性进行标识,每一类里面肯定会有最重要的内容,或者最需要第一时间完成的内容,自己要尝试划分好顺序,这样将有助于你更好的完成。对于内容应当设定完成期限,方便把工作走在完全的前面。对于有特定时间限制的内容,可以标识好完成的具体时间,这样能更高效提醒你第一时间完成。

第四步,把清单内容重新写一次。按照先分类再分优先的原则,将之前的清单内容重新再写一次。这样的目的,首先是有利于进一步的梳理,帮助你挖掘可能存在的遗留内容。其次,能对清单内容实现语句上的精简,简洁明了,容易阅读理解。最后,能让你的清单看上去更好看,更赏心悦目。

第五步,坚持每天都写清单。你可以列每天的工作清单,也可以把所有的工作都列在一张清单。不管怎样,第二天你都需要对清单进行整理,再根据实际调整成为新的符合你需要的清单内容。

生活和学习都是同样道理的,把事情列出来,整理好再抄一次,更便于你明确一天的工作目标。

列清单要注意的事项

1.列清单不用怕多,需要列就列,只要能更多促使目标完成,手段再复杂也很正常。

2.清单不是固定一成不变的,要视情况、视需要增列内容。计划赶不上变化,所以清单是没办法一定下来就不变的。突然一个紧急事项就可以破坏你全天的工作项目,但这时你不应该气馁,反而是调整你的清单内容,更好的符合你的工作安排。

3.列清单的内容应该具有可操作性,尽量不是无法实现的事项。在进行清单内容重写的时候,要注意整理期间,把内容写得更具体更细化。这等于我完成了这个任务,整个内容就完成了。

4.列清单不一定是自己工作的事情,你可以列出别人要做的清单,到时派送给他即可。例如今天你不想买菜了,原本买菜这个清单是派给自己的,今天你就可以列出来派给你家亲爱的,安排他去完成。如果你在家能做派单的,那么基本也不需要去考虑是否能够完成的问题了。

读书感悟

记下来就是好事

清单的第一关键是记录,如果不记录下来的话,一切都扯谈。自己此前就是过于纠结工具的选择,反而忽略了记录的重要性。一定要学会随时随地、无关大小,只要第一时间想起就应当记录下来。很多重要的念头都是一瞬间的,当时没记住就会忘记的。或许这个时候记下来的思维不算成熟,但是通过后期的再整理,就能形成一个有可操作性的内容。而且你第一时间记录了,大脑也不需要整天都想着这个事情,毕竟大脑精力是有限的,空白出来更有利于推进下一步思考。

学会找固定时间列清单

每天必须有一个固定时间腾出来制定每日清单,时间不一定很多,但是不能少于5分钟。不需要在列清单这个事情上太花时间,这个清单只是给自己看的,没必要太在乎细节的问题。那天在读《精进》这本书的时候,提及了一个不错的做法。说是人每天早上醒来的时候脑子是混沌的,在这个时候进行盲记,能在极限中激发头脑思维,找到更多平时没找到的线索和思路。这种走极端的办法,这让我想起“置于死地而后生”这样的词语。

学会分类也是一种学问

以前自己列清单,都是想到什么就记住什么,然后都塞到inbox里面。如果有时间限制,就加一个时间,仅此而已。看完这本书后,我尝试去给生活和工作的一些内容进行分类,列一些主要的清单,专门放专门的事项。例如我新建了一个《写作主题》的清单,将要写的文章主题及思路都晒进去,这样将便于我写东西的时候有东西可写,也保证了我要写的东西自己不会忘记。当然,生活中还有很多可以分类的清单项目,大家结合自己需要列就是了。

关于清单app的一些事

之前自己也写过关于工具的文章,介绍了一些自己在用的app。书中推荐了很多种app,作者本身更偏好Evernote(印象笔记)。相比下,我反而不太喜欢用笔记类的app来做清单管理,在实验过程中,自己更为偏爱Wunderlist(奇妙清单)。首先是简单易用,学习成本低。其次是软件大部分实用功能免费,各端平台多,同步效果好。最后就是样子还不错,虽然还不够扁平化,但是不算丑了。现在市面上每天都有限免的清单app,大家可以不妨去试用,找到自己合适的app。当然,这个app用得顺手就好,别要求太多,毕竟只是工具而已

书中有趣的清单摘录

书中其实有很大部分内容跟清单没什么关系,不管觉得也挺有趣的,就直接把原文复制过来了。对于一些场景的应对,个人觉得也挺实用的。

关于打包的几个基本原则:

1.所有东西都用卷的。

2.重物全都穿着上飞机。

3.行李箱选22英寸,滚轮能不分方向前进的那种。花点钱买个这样的装备,绝对是很值得的投资,因为日后你会因此省下很多宝贵时间、金钱与旅途中的麻烦。根据航空相关规定,22英寸是登机箱的尺寸上限。

4.选择可爱、轻便、大空间的肩背包当成你的随身包,旅途里有观光行程时可以充作提袋。

5.太空袋必买。像Bed、Bath&Beyond这样的居家用品店里就可以买到这种让人条理分明,又好压扁的旅行包。

工作上要说“不”,不错的建议:

□“我没办法接这工作(或参加这个活动)耶,但某某应该很适合。”(提供建议都会让人觉得舒服些,同时你也会觉得帮了忙。)

□“你可以过(一/二/三)个星期再回来问我,那时候我的行程应该可以空出来了,到时候我会很乐意帮忙。”(不要高估自己的空档,给自己充足的时间完成手上的工作。)

□“平常我就会直接答应了,但我现在正试着调整自己的工作量,所以不好意思,我觉得自己的工作量已经到上限了,很感谢你找我,但我没办法做。”(实话实说不像你想的那么恐怖,大家其实都是好人。)

晚餐派对的建议

晚餐派对是某些人心中的梦魇。要聊天,要面对陌生人,要避免几乎避免不了的冷场面。但其实不论是晚宴、鸡尾酒会,还是任何类似的社交场合,你都可以事前做些准备。有准备你就可以大大降低不舒服的感觉。下面的这些办法搞不好可以救你一命。

□问开放性的问题,最好是申论题,避免问出对方只能简答是或否的问题。

□找个对象恭维。恭维是引信,搞不好可以引爆一大串讨论,围绕着你说好看的耳环是在什么地方买的,然后话匣子一开,就不愁对话会太干。

□聊时事。除非跟对方够熟,否则政治和宗教的话题不碰是常识,但其他类型的时事都是不错的八卦来源,取之不尽,用之不竭。

□聊吃的。问人喜欢哪国菜,最近去过什么餐厅,吃过什么大餐。民以食为天,很少人不喜欢聊吃的。

电梯奇缘的建议

以前我一天至少会遇到一次在公司的电梯遇到别人进来,然后完全不知道要怎么办的窘况。所幸我的职场是电视台,电梯里有24小时终年不歇的电视可看,这多少有助于降低小空间里的尴尬值。但电梯里有电视毕竟是少数中的少数,对不在电视台工作的各位,我有以下的建议。

□笑,保持微笑。如果是要融冰,有时候光笑就很有效。

□看对方按的是哪一楼,问一下那楼有(是)什么。

□尊重对方。不是每个人都爱在电梯里讲话,有时不说话也不犯法。

写在最后

那天看了一篇文章,写着“低品质勤奋者”用低效方式复盘,而且没有行为改变。我想我或者就属于这种,我的复盘还没形成具体的思路,但又如伯凡老师所说,系统向来都不会存在一个完全完备的。所以逐步开始复盘也是一件不错的选择。对于清单控这本书的行动改变,主要是开始学习去分类去列自己的工作事项。清单试用也梳理出自己的方法,即可以先用纸列清单,再转移到app。这个转移过程就是整理的过程。当然,第一时间要记录的内容还是用app执行比较合适。

每日列清单流程图

kindle书摘

八句精选的奥普拉名言

从奥普拉身上学会了付出、倾听与全力以赴。从年轻时看她的节目开始,奥普拉就是我生活的一部分。而随着年龄增长,她愈来愈像是我努力的目标。

一、信之,便能成之。

二、当恶人以真面目示你,就要立刻学到教训。

三、把伤痕变成智能的标记。

四、找到没钱也愿意做的工作,你就能一步步接近成功。

五、我相信每件事的发生都有它的道理,即便我们不能马上看出其中的奥秘。

六、只与能引领你上进的人为伍。

七、能够判断对错,就能做出成果。

八、世上没有所谓的失败,过程愉快就不算失败。

其他方面

即便是成年人,平均也只能维持注意力十五到二十分钟,所以偶尔丢三落四不仅正常,而且是一定会发生的事。

清单可以包含“待办事项”单,可以是“正反理由”单,甚至可以是另一半的种种可爱之处。但检查表就不一样了,检查表是一组配方,是你要去完成某件事情的胜利方程式。一张不起眼的检查表,可以让你办事时几乎不会有任何闪失。检查表的作用,就是让我们不要忘记简单但重要的小事。

“蔡加尼克效应”(The Zeigarnick Effect)的定义:未完成的工作容易记得,已完成的工作容易忘记。

委外就是让人免费或花钱请别人帮你完成工作,好让你有时间去做你真的擅长的事情(像汤姆就用来偷懒还收礼)。委外减轻肩头的压力,也就可以减轻心头的压力。

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